Le CLARA recherche un-e assistant-e administratif-ve polyvalent-e pour renforcer son équipe !
Au sein de la Fondation pour l’Université de Lyon et sous la direction de la gouvernance de la Fondation CLARA, l’assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) a la charge de la mise en place opérationnelle des activités
quotidienne liée à la gestion administrative interne de la structure, la vie d’équipe et vient en soutien à la gouvernance, ceci en lien étroit avec le Président du directoire et l’ensemble des membres de l’équipe.
Les missions :
APPUI ADMINISTRATIF INTERNE
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du CLARA ;
• Planifier et soutenir l’organisation des réunions internes ;
• Planifier les rendez-vous externes des chefs de projets ;
• Organiser les déplacements ;
• Gérer les courriers entrants et sortants ;
• Support à la rédaction et mise en forme des courriers ;
• Appui logistique ponctuel à des évènements ;
VIE D’EQUIPE – INFRASTRUCTURE
• En lien direct avec les responsables RH et budget au sein de l’équipe, apporter un appui de secrétariat à leurs missions ;
• Suivre et gérer les contrats des prestataires (assurance, photocopieur, régie, fournisseur papeterie, …) ;
• Veiller au bon fonctionnement de l’infrastructure et des équipements ;
SOUTIEN A LA GOUVERNANCE
• Planifier, convoquer, organiser et participer aux réunions des instances de gouvernance en lien
avec les Présidents des instances ;
• Contribuer à la préparation des instances, en collaboration avec les chefs de projet ;
• Finaliser et transmettre les comptes rendus des réunions des instances de gouvernance ;
• Tenir à jour le CRM ;
• Planifier et organiser les rendez-vous externes des Présidents ;
•Assister les présidents des instances dans la préparation des documents de travail et assurer un
support à la rédaction et mise en forme des courriers liés à leurs missions
• Organiser les déplacements des membres de la gouvernance.
CDD de 12 mois débouchant potentiellement sur un CDI à terme
CANDIDATURE
CV et lettre de motivation sont à adresser à la Fondation pour l’Université de Lyon, sous la référence «CLARA_AssADMIN_Nom Prénom »
Contact : recrutement@fpul-lyon.org
La date limite de réception des candidatures est fixée au 15 juin 2021
Offre d’emploi_CDI_Ass administratif polyvalent
